ぶっつけ本番はダメ!~オンラインミーティングでしくじらない5つのポイント~(第1回)

デジタル化

春は就活の季節

4月になりました。今年度大学、大学院を卒業予定の学生の皆さんは、就職活動のシーズンを迎えていると思います。新型コロナウイルスの影響はいまだに続き、多くの企業では、採用面接をZoomなどのオンラインミーティングで行っていると思います。オンラインミーティングはこの1年ほどで大幅に普及し、多くの人にとって親しみをもって使えるツールの一つになりつつありますが、一方で、やはりフェイス・トゥ・フェイスでは起こりえなかったトラブルや、特有のノウハウが必要となったり、困難に直面することが多々生じ得ます

親しい間柄や、仕事仲間、親しい取引先等であれば、少々のトラブル(大抵は、不測の通信の不良など不可抗力で起こるかと思いますが)は、ご愛敬ということで許されることもあるかと思いますが、採用面接や、重大なプレゼンテーションなどでは、なかなかご愛敬…とはいきません。ひとたびトラブルが起これば、決められた進行プログラムを乱してしまったり、他の参加者の時間を無駄にしてしまいます。また、会話がとぎれとぎれになってしまうと、どんなに寛容な人でも、多少なりともストレスを感じ、印象を悪くしてしまうでしょう

実は、この記事を書こうと思ったきっかけは、過去に、新卒学生の採用面接に関する業務をオンラインで行う経験をしたことです。学生の方々は、不慣れなオンラインミーティングシステムを頑張って使っている一方、途中で回線が切断したり、画面がフリーズしてしまうなど、オンラインミーティング特有のトラブルに見舞われた方もおりました。私の体感ではだいたい3割のケースで、トラブルに見舞われたように思い、かなり高い確率ではないかと感じました

トラブルといっても、完全に天災のようなものであるケースは少なく、ほとんどは事前の準備で防げるいわば人災的なものです。大切な人生の岐路を決める場面を、ちょっとの労力を怠ったためにふいにしてしまうのは、とても残念なことです。逆にこうした逆境をうまく乗り越えられることが、好印象となる可能性もあります。ぜひともピンチはチャンスと思って前向きに取り組んでいただけたらと思います。

オンラインミーティングの準備に役立つ知恵をご紹介

本記事では、これからオンラインの採用面接に臨む学生の方はもちろん、その他の面接や、オンラインミーティングなどに使える「しくじらない5つのポイント」について述べていきたいと思います。オンラインミーティングでしくじらないコツは、ひとことでいえば「場数を踏むこと」これにつきます。できれば、本番前のカジュアルな場で、友人や同僚などと、さまざまな場面を想定して事前に練習をしておくことで、どんなトラブルが起こり得そうか、その時どのように対処をすべきかというノウハウを蓄積できます。大切なことは、「オンラインミーティングではトラブルはつきもの」という心構えを持っておくことです。トラブル時の対処法を頭に叩き込み、トラブルが起こっても、平常心で対応できるようにしておくと良いでしょう。

そうはいっても、練習のためだけに確保できる時間には限りがありますし、トラブルに完全に慣れるまでやり続けるのも現実的ではありません。よって、本記事では、オンライン面接で起こり得そうなトラブルを想定したうえで、どのようなことをあらかじめ点検しておくべきかを、5つのポイントとしてまとめてみました。オンラインミーティングは初めてで何から手を付けてよいかわからない方はもちろん、ある程度場数を踏んだが、まだ見落としがあるかもしれず不安だという方にも活用できるのではないかと思います。

1.使用デバイスの性能を確認すること

そのデバイスで本当に大丈夫?

オンラインミーティングに参加するデバイスとしては、大きくはPCとモバイル機器(スマホ・タブレット)に分かれると思います。性能そのものでは、ここ3年以内くらいに発売されたような機器であれば、どのような機器でも大丈夫かと思いますが、当然ですが、音声入力と出力(マイク・スピーカー)が備わっていなければ、通話ができません。また、大抵の面接では、顔出しが求められるので、映像入力(カメラ)が備わっていなければなりません。

日ごろPCやモバイル機器を使い、音楽を聴いたり、動画を見たりする機会が多いかと思いますので、スピーカーやモニターについては、気にかけている方は多いかと思いますが、マイクやカメラについては、人によっては、まったく使ったことがないという方もいると思いますので、ぜひ、自身の所有するデバイスのマイク・カメラの性能を確認してみましょう。モノによっては、マイクの音声品質が悪くて先方に聞こえづらかったり、カメラの解像度が悪く、先方に質の悪い映像が写ったり、動画としての連続撮影性能が劣る場合があります。それぞれ、事前テストで不足を感じた場合、デバイスそのものを新調したり、拡張機器としてマイク・スピーカー・カメラ・モニター等を個々に買いそろえて強化を図ることが必要です。

どんなデバイスがオンラインミーティングに向いている?

筆者のおすすめとしては、できれば、モバイル機器よりはPC、PCの中でも、デスクトップPCや、携帯性よりも性能を重視した、中型のノートPCが良いと思います。もちろん、モバイル機器や小型PCでも、大抵のミーティングでは使用に耐えると思いますが、採用面接のような一発勝負の場合は、万が一を考え、万全を期しておくに越したことはありません。

音声デバイスの注意点

マイク・スピーカーに関しては、内蔵マイクがある場合でも、できれば、マイク付きのヘッドホンを外付けで追加し、さらに言えばUSBや、ライン入力などの有線接続であるものが安心です。PCの付属のマイクでも大抵の場合は使用に耐えますが、PCを小型設計にするために音声品質を犠牲にしている可能性があることと、指向性(※1)は外付けのものより低いことが多いため、周囲の騒音等を拾ってしまいやすいです。2,000~3,000円前後の安価な商品でもよいので、一つ持っておくことをお勧めします。(逆に、過度に高級なヘッドホンであっても、オンラインミーティングにおいては、音質が適度なデータサイズに圧縮され、あまり効果を発揮しないこともあります。)スピーカーでなくヘッドホン(イヤホン)とする他の効果としては、「周囲に会議の音が漏れない」「相手の発言の聞き漏らしを防ぐ」などがあります。

※1指向性:音声を特定の方向だけから拾う性質。一般的には、自身の声だけを拾ってほしい場合は、指向性が高いマイクが好ましく、会議室全体に散らばった人々の声を拾うには、無指向性のマイクが好ましい。

最近は、Bluetoothなどのワイヤレスタイプのヘッドホンもあり、ケーブルが絡まるなどのイライラがなくなり、大変便利なのですが、何かのきっかけで接続不良となったり、充電不足でバッテリー不足になるリスクがあります。筆者の失敗談としては、普段使っているBluetoothワイヤレスヘッドホンをPCに接続しようとしていたのですが、普段頻繁に接続しているスマホに自動的に接続しに行ってしまうために、「スマホからの解除→PCへの接続」がなかなかスムーズにできず、会議時間をロスしてしまったことがあります。有線タイプであれば、物理的に接続すればほぼ間違いなくすぐ使えるようになるため、この手のトラブルを防ぐことができます

映像デバイスの注意点

カメラについては、自分をよりよく見せようと思うのであれば、専用のウェブカメラを購入することが良いと思いますが、大抵の場合は内蔵のもので十分でしょう。ただし、PCによっては、内蔵カメラがモニターの下方についている場合がありますが、その場合は、後付けでウェブカメラがあった方が良いかもしれません。PCを新規購入できるのであれば、カメラがモニターの上についており、自分の顔が正面から映るタイプが好ましいです。下方タイプは、自身の姿を見上げるように写るため、どうしても先方に威圧的な雰囲気を与えてしまいます

話は少し脱線しますが、Youtuberなど、見栄えを極度に気にする方々は、自身を照らすための光源も用意することが多いようです。さながらテレビ番組制作者のようですが、安いものならば、LED光源で数千円のものがありますので、一般人でも手にできないわけではありません。通常、映像の明るさは、部屋のシーリングライトのみに頼る事となりますが、これだと、顔が暗く映りすぎて悪印象ということがあるため、このような追加光源を使います。採用面接のような一発勝負の場合は、こうしたものに頼り、ライバルに差をつけるのも一計ですが、一般的な用途ではそこまでする必要はないでしょう。

今回は、オンラインミーティングに参加するためのデバイスについての注意点について述べてみました。次回は、オンラインミーティングに参加するための通信環境について述べてみたいと思います。

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